就業規則の労働基準監督署への届け出方法

どのように就業規則を届け出ればよいのでしょうか?
労働者代表の意見を聴いて意見書を作成します。「就業規則(変更)届」、「意見書」、就業規則を2部ずつ届け出すると、受理印を押されて1部が返却されます。届け出は手続きに過ぎませんので、作成・変更した就業規則は必ず従業員に周知してください。
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就業規則は誰が届け出なければならない?

労働基準法により、会社には、就業規則の作成と届け出が義務づけられています。(労働基準法第89条1項)

ここでいう「会社」とは、「常時10人以上の労働者を使用する会社」をいいます。
そして、厳密にいうと、この会社とは一つの「事業場」のことを指します。
労働基準法は、事業場単位の適用が原則だからです。

基本的に、「場所が同じであれば一つの事業場」と考えます。
たとえば、同じ場所で働いている複数の部門は一つの事業場と判断します。

つぎに、使用している労働者が「常時10人以上」であるかは、どのように数えるのでしょうか。

これは、状態として10人以上の労働者を使用しているかどうかで判断します。
稼働人数ではなく、在籍者数をカウントします。

たとえば、繁忙期のみ10人以上使用するならば、「常時10人以上の労働者を使用する」に該当しません。

一方、一時的に使用する労働者が10人未満になることがあっても、通常は10人以上を使用しているならば、「常時10人以上の労働者を使用する」に該当します。

また、労働者には、正社員だけでなく、パートタイマーや契約社員も含まれます。
雇用形態は問われません。
管理監督者も含みます。
在籍していることに変わりはありませんので、休職者も含みます。

ただし、派遣労働者は派遣元事業場の労働者とされますので、派遣先の事業場では「常時10人」に含みません。

就業規則はどこに届け出る?

就業規則を作成したり、変更した場合には、「行政官庁」に届け出ることとされています。(労働基準法第89条1項)

行政官庁とは、事業場を管轄する労働基準監督署のことです。
どこが管轄の労働基準監督署なのかや、労働基準監督署の住所については、厚生労働省のホームページなどで検索していただくとすぐにわかります。

事業場単位で労働基準監督署に届け出るということは、「事業場ごとに」その事業場を管轄する労働基準監督署に届け出るということです。

つまり複数の事業場がある会社の場合、すべての事業場に同じ就業規則が適用されるとしても、それぞれの事業場において、べつべつに管轄の労働基準監督署に就業規則を届け出なければなりません。

「本社では届け出ていたけれど支店では届け出ていなかった」といったことのないよう、いま一度ご確認ください。

届け出が必要な「就業規則」とは?

就業規則には、規則の遵守義務や採用の手続き、人事異動、退職・解雇、賃金などさまざまな職場規律や労働条件を記載します。
就業規則に絶対に記載しなければいけない「絶対的必要記載事項」だけでも10項目ほどあり、それぞれに詳細を定めることになります。

就業規則の記載事項は多岐にわたるため、一部を「○○規程」などと別規則にして整理することも多いです。
よくある例は、賃金や退職金については別規則にして「賃金規程」や「退職金規程」として作成するケースです。

職場規律や労働条件について定めたものならば、別規則であっても一体として労働基準法上の「就業規則」となります。

また、パートタイマーや契約社員、嘱託社員など、雇用形態別に作成した就業規則も労働基準法上の「就業規則」です。

雇用形態が違うということは、労働条件が違うということですから、同じ就業規則を適用するのは適切ではありません。
いわゆる「同一労働同一賃金」の議論に巻き込まれ、正社員と非正規社員が同じ労働条件だと主張されないためにも、雇用形態別に就業規則を作成するようオススメしています。

これらの別規則や雇用形態別の就業規則もすべて、事業場ごとに管轄の労働基準監督署に届け出ましょう。

就業規則はいつ届け出なければならない?

就業規則を作成、あるいは変更したときは、いつまでに管轄の労働基準監督署に届け出なければならないのでしょうか。

就業規則の届け出の期限については、法律で明確には定められてはいません。
「遅滞なく」届け出ることとされています。(労働基準法施行規則第49条1項)

実務上は、就業規則を作成した、あるいは条文を変更・追加し、就業規則が完成したら速やかに届け出を済ませるとよいでしょう。

明確な期限はありませんので、就業規則の施行日の前は、届け出を受け付けていないわけでもありません。
そのため、施行日前であっても、就業規則が完成していれば届け出してしまって差し支えありません。
条文の変更や追加を定期的に行っている企業様は、届け出は1年や半年に1回などと運用ルールを決めておくのものよいと思います。

なお、規模の小さい事業場であっても「常時10人の労働者を使用する」に至ったときには遅滞なく就業規則を届け出なければなりません。

労働基準法は、常時10人以上使用しない事業場に対しては就業規則の作成を義務づけていませんが、職場のルールを明確にして従業員を公平に処遇し、従業員とのトラブルを回避するためにも、就業規則を整備しておくことは有効です。

現在は使用する労働者が常時10人未満の事業場であったとしても、就業規則を整備しておけば、会社の規模が拡大して常時10人以上の労働者を使用するに至ったときにも、手続きをスムーズに行えるでしょう。

就業規則の届け出には何が必要?

作成・変更した就業規則の届け出に際しては、労働者代表に意見を聴いて、意見書を作成することが必要です。(労働基準法第90条)

労働者代表とは、「労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者」をいいます。

労働者代表の選出にあたっては、まず「就業規則について意見を聴くため」などと目的を明らかにします。
そして、民主的な方法によって、公正に選出しなければなりません。

民主的な方法とは、たとえば投票や挙手、話し合い、持ち回り決議などが挙げられます。
イントラネットでの閲覧やメールによる選出でも、民主的な方法で公正に選出されるのであれば問題ありません。

また、労働者ではあっても経営者サイドに立つ、いわゆる「管理監督者」は労働者代表になれません。(労働基準法施行規則第6条の2第1項1号)
管理監督者は、労働基準法上は「監督もしくは管理の地位にある者」とされていますが、明確な定義があるわけではありません。(労働基準法第41条2号)
少なくとも、法定時間外・法定休日労働に対する割増賃金を支払っていない者は、労働者代表になれないと考えるとよいでしょう。

そして、「意見を聴く」とは、文字通り意見を聴けば足ります。
労働者代表の同意を得ることまでは、求められていません。

「意見なし」や「○○について反対」といった労働者代表の意見を書面に記し、署名、または記名押印してもらいます。(労働基準法施行規則第49条2項)

この書面が、就業規則の届け出に必要な「意見書」となります。

なお、この意見聴取の手続きに違反した場合は30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。(労働基準法第120条1号)

就業規則の意見聴取や意見書の詳細は、当事務所のノウハウを結集した「『会社を守る就業規則』作成マニュアル」でも解説しています。

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就業規則はどうやって届け出る?

労働者代表の意見を聞いて意見書を作成し、作成・変更した就業規則に添付して、管轄の労働基準監督署長に届け出ます。

就業規則の届け出に必要な書類は、つぎの三つです。

  1. 就業規則(変更)届・・・2部
  2. 意見書・・・2部
  3. 作成・変更した就業規則(「○○規程」など別規則を含みます)・・・2部

まず就業規則(変更)届とは、就業規則を作成・変更した旨、記載した書面のことです。
法的に義務づけられた書面ではありませんが、慣習として添付することとされています。

つぎに意見書とは、労働者代表から聴取した意見を記載して、署名、または記名押印してもらった書類のことです。

そして、作成・変更した就業規則は、就業規則全体を印刷しても構いませんし、変更箇所だけを抽出して新旧条文対照表を作成しても構いません。

これら三つを2部ずつ用意するのは、1部は労働基準監督署に保管され、1部が返却されるためです。

届け出方法は、ふたつあります。
ひとつは、管轄の労働基準監督署の窓口に提出する方法です。
もうひとつは、郵送で届け出る方法です。この場合は、返信用封筒を同封するとよいでしょう。

労働基準監督署では、意見書が添付されているか、就業規則の内容が法令違反ではないかなどを確認されます。
明らかな法令違反がある場合でなければ、通常受理されます。
そして、受理印が押印され、届け出をした2部のうち1部を会社の控えとして返却されます。

以上で、就業規則の作成・届け出手続きは完了です。

就業規則(変更)届と意見書の記載例

就業規則(変更)届

就業規則(変更)届と意見書は、法律で定められた様式はありません。

様式は任意ではありますが、労働局のホームページなどでひな型をダウンロードすることも可能です。

ここでは、当事務所で使用しているひな型をご紹介します。(画像をクリックすると拡大表示します。)

まず、就業規則(変更)届には、どこの労働基準監督署長宛てか、就業規則を作成・変更したこと、事業場の所在地・名称・代表者の名前を記載します。

就業規則の意見書

つぎに、意見書は、労働者代表から会社への意見書ですから、宛名に会社名と会社の代表者名を記載します。

そして、労働者代表に意見を聴いた日付、意見書に記入した日付、労働者代表の名前を書きます。

また、意見を記載しやすいよう、「意見なし」と「意見あり」にチェックボックスを設けています。

意見がある場合には余白に記載してもらうようにしています。

一括届出制度を活用しよう

郵送でも就業規則を届け出できるとはいえ、事業場がたくさんある会社は、別々の労働基準監督署に届け出るのはたいへんだと思います。

そこで、就業規則の本社一括届出制度を活用するという手があります。
本社の就業規則と同じ内容が適用される事業場に限り、本社を管轄する労働基準監督署への一括届出が可能です。

一括届出に必要な書類は、つぎの四つです。

  1. 本社の就業規則(変更)届、意見書、就業規則
  2. 一括届出の対象事業場一覧表(事業場の名称、所在地、どこの労働基準監督署が管轄か、本社の就業規則と同一内容である旨を記載)
  3. 一括届出の対象事業場の意見書(事業場ごと)
  4. 一括届出の対象事業場の就業規則

本社を管轄する労働基準監督署が、それぞれの事業場を管轄する労働基準監督署に意見書と対象事業場の就業規則を郵送してくれます。

対象事業場一覧表は、法律で定められた様式はありません。
東京労働局のホームページなどで、ひな型をダウンロードできます。

なお、一括届出の手順は、各労働基準監督署で若干異なるようです。
一括届出制度を活用する際には、事前に本社を管轄する労働基準監督署にお問い合わせください。

就業規則を届け出ないとどうなる?

作成・変更した就業規則を届け出なければ法的効力が生じないかというと、そうではありません。
管轄の労働基準監督署に届け出ていなくても、就業規則を従業員に周知していれば、その就業規則は法的な効力を持ちます。

逆にいえば、就業規則を管轄の労働基準監督署に届け出ていても、従業員に周知していなければ、その就業規則は職場の労働条件として機能しないことになってしまいます。

では、就業規則は何のために届け出るのでしょうか。

就業規則の届け出は、労働基準法で定められた、就業規則の作成・変更にともなう「手続き」であると解されています。
そのため、労働基準監督署に届け出て受理印をもらったとしても、就業規則の内容や法的効力について労働基準監督署のお墨付きをもらったということにはなりません

単に、「就業規則の届け出手続きに関してはOKです」という意味の受理印に過ぎないのです。

従業員とのトラブルになったときには、就業規則に定められた労働条件が妥当か、実態としてその定めを会社が遵守しているかは、個別に判断されます。

ただし、届け出という手続きを踏んでいなければ、「手続き違反」となります。
この場合、30万円以下の罰金が科せられると定められています。(労働基準法第120条1号)

労働基準監督署の調査により届け出していないことが判明したら、直ちに罰金を払うよう命じられるわけではありませんが、従業員との不要なトラブルを回避するためにも、就業規則の届け出手続きはきちんと行っておくべきでしょう。

届け出で終わりではない!

就業規則の届け出は、労働基準法上の「手続き」に過ぎません。

作成・変更した就業規則を、職場の労働条件として機能させるためには、従業員への周知が必須です

周知の方法は、つぎの三つのいずれかです。(労働基準法第106条1項、労働基準法施行規則第52条の2)

  • 常時作業場の見やすい場所に掲示し、または備え付けること
  • 書面を労働者に交付すること
  • 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること

現在は、イントラネット等で周知していることも多いと思います。この方法でも差し支えありません。

大切なのは、従業員が確認したいと思ったときに、すぐに確認できるようにしておくことです。

なお、労働契約法における就業規則の周知は、この三つの方法に限られません。

しかし、労働基準法上の周知がなされていない場合には、労働基準法違反となってしまいます。
違反した場合は30万円以下の罰金と定められています。(労働基準法第120条1号)

よって、労働基準法で定められた三つの方法のいずれかで、就業規則を周知するようにしましょう。

就業規則の周知についての詳細は、当事務所のノウハウを結集した「『会社を守る就業規則』作成マニュアル」でも解説しています。
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就業規則の届け出はもちろん大事な手続きです。

ただし、特に従業員との間でトラブルになった場合には、「周知」がどの就業規則、どの労働条件が適用されるかを左右することになります。

作成・変更した就業規則は、届け出だけで終わりにせず、かならず従業員に周知してください。

まとめ

就業規則を作成・変更したときには、常時10人以上使用する事業場ごとに、管轄の労働基準監督署に届け出ることが義務づけられています。

必要な書類は、「就業規則(変更)届」、労働者代表に聴いた意見を書面にした「意見書」、就業規則の三つです。

届け出方法は、労働基準監督署の窓口に直接提出するか、郵送するかのいずれかです。

労働者代表への意見聴取や届け出の手続きに違反したときには、30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。

作成・変更した就業規則を届け出したことで安心せず、労働基準法に定められた三つの方法のいずれかにより従業員に周知することが重要です。

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