就業規則の作成・変更や届け出・周知の方法

どのような方法で就業規則を作成すればよいですか?
就業規則は、企業経営理念や経営方針、法改正にもとづいて条文の作成や変更を行い、労働基準監督署への届け出て、労働者に周知する必要があります。
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就業規則とは何か?

「就業規則」とは、会社が、労働者の労働条件や遵守すべきルール、企業秩序について定めた文書のことをいいます。
労働条件とは、何時から何時まで働き、何時から何時まで休憩を取るか、どのような賃金や手当が支払われるかなどです。
遵守すべきルールや企業秩序とは、休むときや退職するときにはどのような手続きを取るのか、その会社の従業員としてどのような振る舞いをするべきなのかなどです。

会社という組織にはさまざまな人が集まっています。
個々人の価値観や考え方は十人十色です。
会社は、自社の事業目的をはたすために、十人十色の個々人の力を結集しなければなりません。
そのためには、個々の価値観や考え方はさておき、一定のルールが必要になってきます。

とくに日本の雇用社会では、新卒一括採用や年功序列、終身雇用により効率的に会社を運営してきたという特徴があります。
したがって、社内のルールを統一的・画一的に定めて遵守させることがいっそう重要とされてきました。

このような背景から、労働基準法にて、会社に対し、「就業規則」の作成・届け出が義務づけられているのです。(労働基準法第89条1項)

なぜ就業規則が必要?

「労働基準法で義務づけられているから就業規則を作成する」と考えることは正しいです。

しかし、会社のルールを統一的・画一的に定めることには、もっと本質的な意味が主にふたつあります。

ひとつ目は、従業員の公平な処遇です。
就業規則は、会社における労働条件の最低基準となります。
就業規則とは別に労働契約書を取り交わしていて、その労働契約書に就業規則よりも低い基準の契約内容が書かれていた場合は、その内容は無効になり、就業規則で定めた内容が適用されます。(労働契約法第12条)

たとえば、ある従業員の労働契約書に「通勤手当を支給しない」と書いたとしても、就業規則に「通勤手当を支払う」と定めていれば、会社には通勤手当の支払い義務が生じます。

また、労働基準法の定める基準より低い内容を就業規則に定めたとしても、その内容は無効とされて労働基準法の定めが適用されます。(労働基準法第13条)

たとえば、就業規則に「パートタイマーには年次有給休暇を与えない」と記したとしても、労働基準法には一定時間以上働くパートタイマーも年次有給休暇は取得できると定められていますので、会社はパートタイマーに対しても年次有給休暇を与える義務が生じるのです。

就業規則の定めが労働条件の最低基準となることで、一人ひとりの従業員の労働条件を相対的に高めることになります。

このように就業規則は、会社という組織において従業員を公平に処遇するための基準として機能します。

ふたつ目は、従業員とのトラブルの回避です。
就業規則は、その内容が合理的であるという前提で、入社時に誓約書で労働者の同意をえると、会社と従業員との間の労働契約内容になります。

「従業員は就業規則に定められたルールを守って働き、会社はその働きに対して、就業規則にもとづき給料を支払う。」

就業規則は、こうした基本的な信頼関係を築くための土台となります。

さらに就業規則は、残念にもトラブルが発生してしまった際に対応を検討するための道具としても活躍します。
就業規則において従業員の労働条件や遵守すべき企業秩序が明確であれば、ルール違反の有無は一目瞭然ですし、その就業規則により懲戒を行うことも可能になるのです。

就業規則で防止できるトラブルの具体例

当事務所が受けるご相談でよくあるテーマは、体調を崩した従業員の対応、問題をおこした従業員の取り扱いのふたつです。

体調が悪いといって何日も欠勤している従業員がいた場合、どうすればよいのでしょうか。

労働契約を締結するにあたっては、たとえば「労働者は週5日、週40時間働き、会社はその働きに対して賃金を支払う。」という約束を交わします。
ある従業員が私傷病で何日も欠勤しているということは、その約束を果たせていないということですので、労働契約を解消する事由に該当します。

しかしながら、その欠勤事由が将来的に回復するならば、一時的に労務提供ができていなくても会社に対する貢献度を勘案して解雇を猶予するという、休職制度を適用することが一般的です。

休職制度を設けることは、法律で会社に義務づけられてはいません。
つまり、休職制度を適用することは、法律上当然に労使間の約束事になるわけではないのです。

そのため、休職制度を設けるならば、どのような場合に休職を命じるか、どのくらいの期間休職できるか、どのくらい治れば復職できるか、治らなければ退職になるのかなどを就業規則に明記して労働契約の内容にしておく必要があります。

休職について就業規則に定めておかなければ、従業員が休んでいるのに診断書を出してこないから本当に病気かどうかを判断できない、ずっと休んでいて治る見込みがないので休職期間が終わるときに退職してもらいたいけれどできないなどと、トラブルになってしまいます。

就業規則にルールを明らかにしておくことで、いざ従業員が何日も休んでいる事態になったとき、診断書を提出させて休職を命じたり、定めた休職期間で治らなければ退職させる手続きをスムーズに行えるのです。

なお、休職を命じるときには認識の齟齬がないよう、従業員と確認書を交わしておくことが大切です。

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また、企業秩序違反となるような問題をおこした従業員がいた場合には、どうすればよいのでしょうか。

会社は、さまざまな人によって運営されています。
そのため、企業秩序を維持することは非常に重要な課題です。

残念なことに、不正を行ったり、業務命令に従わなかったり、ハラスメントをする人がいます。
このような、企業秩序に違反する行為をした従業員がいたら、なんらかの処分を検討しなければなりません。
この処分のことを、一般的に「懲戒処分」といいます。

懲戒処分には、日常の注意指導や指示命令とは異なり、制裁罰という性質があります。
懲戒処分を行うことは、特別に制裁罰を与えるということです。
これは、法律上当然に労働契約の内容になっていることではありません。

したがって、懲戒処分を科すには、就業規則に根拠が必要なのです。

たとえば、どのような行為が懲戒事由に該当するのか、懲戒処分にはどのような種類があるのか、懲戒処分を行うにはどのような手続きを踏むのかなどを定めます。

懲戒について就業規則に定めておかないと、ある従業員が重大な企業秩序違反行為をしても、会社が行えるのは注意指導レベルにとどまってしまいます。

当該従業員に十分反省させて改めるよう教育できないばかりか、周囲にも「こんなひどいことをしても注意指導でおわりか」と思わせることになり、悪影響です。

就業規則に懲戒規定を設けておけば、違反行為に対して正しく制裁罰を科し、会社運営にとって重要な企業秩序を維持するための手続きを行えるのです。

就業規則の作成義務があるのは誰か?

労働基準法で就業規則の作成が義務づけられている会社とは、「常時10人以上の労働者を使用する会社」です。

まず、ここでいう「会社」とは、一つの事業場を指します。
「事業場」は、同じ場所で働いている複数の部門は一つの事業場として考えます。

基本的には、「一の事業であるか否かは主として場所的観念によって決定すべきもので、同一場所にあるものは原則として分割することなく一個の事業として、場所的に分散しているものは原則として別個の事業とすること。」とされています。(コンメンタール 第9条(定義))

また、「常時10人以上の労働者を使用する」とは、常態として10人以上の労働者を使用しているという意味です。
稼働人数ではなく、在籍者数を数えます。
もちろんパートタイマーや休職中の従業員、管理監督者、出向社員を含みますし、有期労働契約であるか否かは問いません。

ただし、派遣労働者は派遣元事業場で「常時10人」に数えられます。

しかしながら、「なぜ就業規則が必要?」に記載した就業規則を作成する本質的な意味から考えると、常時使用する労働者が10人未満で労働基準法上の義務はなかったとしても、従業員を公平に処遇し、不要なトラブルを回避するために就業規則を作成しておくことは有意義なことでしょう。

就業規則の作成から届け出・周知までの流れ

企業経営理念や経営方針にもとづいて条文を作成し、労働基準監督署への届け出、従業員へ周知するという流れで行います。

①就業規則作成の準備

STEP-1 企業経営理念・経営方針の確認
経営者のビジョンや経営理念、経営方針、社風など、就業規則に盛り込むための内容を確認します。

STEP-2 従業員を分類定義する
労働条件の異なる従業員(正社員、パートタイマー、嘱託社員など)別に、就業規則を作成します。
労働条件の異なる従業員に同一の就業規則を適用してしまうと、トラブルの原因となります。

STEP-3 労働条件の決定
導入したい労働条件を決定します。

STEP-4 就業規則の構成と用語の決定
就業規則をどのように構成するかを検討して決定します。
また、解釈に誤解が生じないように、就業規則の条文で使用する用語を統一します。

②就業規則の作成

STEP-5 就業規則の素案の作成
就業規則の素案を作成します。社会保険労務士のセミナーや書籍を参考に作成されてもよいでしょう。
自社で作成が困難な場合は、会社側の立場で就業規則を作成した実績が豊富な社会保険労務士に外注する手段もあります。

STEP-6 必要記載事項の漏れを確認
就業規則に必ず記載しなければならない事項や、任意で定める事項であっても記載漏れがないか確認します。

STEP-7 就業規則の素案のリーガルチェック
法律に準拠した内容になっているか確認してください。
労働時間や賃金の計算方法、法改正があった項目には、とくに注意してください。

STEP-8 就業規則の素案の説明と決定
従業員に説明を行うことなどにより、就業規則の内容を最終的に吟味して必要があれば修正し、就業規則を仕上げます。

③労使協定・意見聴取・届け出・周知

STEP-9 必要な労使協定の整備
作成した就業規則の内容によって、使用者と労働者の代表者との間で、労使協定を締結しなければならない場合があります。
また、労働基準監督署への届け出が必要なものもありますので、確認して作成します。

STEP-10 労働者代表の意見聴取
労働者の過半数を代表する者の意見を聴き、意見書として書面にしなければなりません。
「意見聴取」とは、文字通り意見を聴けばよいのです。必ずしも、労働者代表の同意を得る必要はありません。

STEP-11 労働基準監督署への届け出
事業場を管轄する労働基準監督署に、意見書と届出書を添付して就業規則を届け出ます。
別規程や労使協定があれば、あわせて届け出るとよいでしょう。

STEP-12 従業員への周知
作成した就業規則は、従業員全員が閲覧できる方法や、説明会を開くなどの方法で周知しなければなりません。
就業規則の従業員への周知を怠ると、就業規則の効力は生じません。

就業規則の三つの記載事項

就業規則の記載事項には、三つの種類があります。

「絶対的必要記載事項」、「相対的必要記載事項」、「任意記載事項」の三つです。

ひとつ目の「絶対的必要記載事項」とは、絶対に記載しなければならない事項のことです。具体的には、つぎの事項が挙げられます。

  • 始業、および終業の時刻
  • 休憩時間の長さや与え方
  • 休日の日数や与え方
  • 年次有給休暇、産前産後、生理休暇、特別休暇等の休暇
  • 就業時転換に関する事項として、交替期日や交替順序等
  • 臨時のものを除く賃金の決定、計算方法として、賃金の決定要素と賃金体系
  • 直接支給、または銀行振込等の賃金の支払い方法
  • 月給、週給、日給等の賃金形態、および賃金計算期間と支払い時期
  • 昇給の時期や条件等の昇給に関する事項
  • 定年や解雇事由を含めた、退職に関する事項

ふたつ目の「相対的必要記載事項」とは、定めをする場合には必ず記載しなければならない事項のことです。具体的には、つぎの事項のことをいいます。

  • 退職手当について適用される労働者の範囲
  • 退職手当の決定、計算、および支払い方法として勤続年数、退職事由等の手当額決定要素、一時金か年金かの区分、減額
  • 退職手当の支給時期
  • 退職手当を除く臨時の賃金等として、一時金、臨時の手当等
  • 最低賃金額
  • 食費、作業用品その他の負担
  • 安全、および衛生
  • 職業訓練に関する事項として訓練の種類や期間、受訓資格、訓練中後の処遇
  • 災害補償、および業務外の傷病扶助に関する事項として、法定・法定外の補償の内容
  • 表彰・制裁として表彰の種類と事由、懲戒の事由、種類、手続き
  • 休職や配置転換、出向、出張旅費など当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合には、この定めに関する事項

三つ目の「任意記載事項」とは、会社が任意に記載できる事項のことです。

たとえば、就業規則を作成する目的や採用手続きのほか、経営理念や服務規律も該当します。

基本的に、これらには法的規制がありませんので、公序良俗に反しない範囲内で自由に定められます。

具体的な就業規則の作成・変更方法

「就業規則の三つの記載事項」で解説した「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」を中心に、労働基準法の定めを上回っているか、自社の実態にあっているかを確認しながら条文に落とし込んでいきます。
就業規則作成に関するセミナーや書籍は種類もさまざまで、簡単に受講したり購入できるようになりましたので、参考にするとよいでしょう。

ただし、労働時間と賃金の規定には、とくに注意が必要です。
多くの企業様が、このふたつの箇所で悩まれます。
実態が労働基準法の定めを上回っているのか、改善するにはどうすればよいのか、実態と条文が合っているのかを確認するのに時間がかかるためです。

悩まれたときには、就業規則の作成実績が豊富な弁護士や社会保険労務士などの専門家にご相談いただくと解決できるでしょう。

また、労働関係法令について法改正があったときには、就業規則の条文を変更します。

たとえば、2021年1月1日に育児介護休業法の施行規則が改正されました。
この改正により、育児や介護を行う労働者に対し、子の看護休暇や介護休暇を時間単位で取得させるようにしなければなりません。
こうした法改正を踏まえ、該当する条文を変更したり、条文を追加したりする必要があります。

会員制情報提供サイト「アンカー・ネット」では、就業規則の条文や労務管理に関する基本的な考え方を示した小冊子や、育児介護休業法などの法改正に関するレポートを公開しています。
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なお、労働基準法で作成が義務づけられている就業規則とは、労働基準法第89条所定の必要記載事項をすべて含んだ就業規則のことをいいます。

絶対に記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と定めをする場合には必ず記載しなければならない「相対的必要記載事項」の一部に記載漏れがあった場合には、同条に違反してしまうので、ご注意ください。

モデル就業規則の利用で注意するポイント

日常の労務管理は、信頼関係をベースに行うことが基本です。
信頼関係を築けている従業員との間ならば、就業規則の出番はあまりありません。

就業規則が活躍するのは、イレギュラーな事態が起きたときにこそなのです。
休職者が発生したとき、不正行為があったとき、ハラスメント行為があったときなどです。

そのため、「問題がおきたときを想定して就業規則を作成しておく」ことが非常に重要となります。

ちまたで流布しているモデル就業規則は、こうした想定のもとに作られているわけではありません。
たとえば、冒頭で「この規則に定めのない事項については、労働基準法その他の法令の定めるところによる。」と約束している就業規則を多くみかけます。

当事務所では、この条文は即刻削除するようアドバイスしています。
なぜなら、ひとつには、労働基準法とは国が会社に守らせる事項を定めた法律であり、会社と従業員との約束を定めた就業規則に記載する内容ではないからです。
ふたつには、「その他の法令」には、「会社は、~するよう努めるものとする。」といった努力義務や啓発基準が含まれているからです。

何か問題がおきたときにこの条文があれば、努力義務や啓発基準とされている法令まで守らなくてはいけなくなり、むしろ従業員とのトラブルを悪化させ、解決から遠のいてしまいます。

就業規則の作成においては、単に労働基準法で義務づけられているという以上に、従業員とのトラブル回避という本質的な意味を持たせることが重要です。
そのためには、モデル就業規則に含まれている条文を削除したり変更したりすることが必要です。

就業規則に関するセミナーや書籍のほか、直接専門家に相談するとすぐに疑問点を解消できるものと思います。

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就業規則の届け出方法

作成・変更した就業規則は、管轄の労働基準監督署に届け出てください。

届け出に際して、当該事業場に過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては、労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければなりません。(労働基準法第90条)

まず「過半数」とは、当該事業場の在籍者の過半数を指します。
在籍者には、管理監督者、パートタイマー、アルバイト、嘱託社員、契約社員、出向社員なども含めます。

そして、就業規則の意見聴取や労使協定を締結するためなど、目的を明らかにして、労働者代表を選出することが必要です。
選出方法は、投票や挙手等の民主的な方法によらなければなりません。

管理監督者は在籍者には含めますが、労働者代表にはなれませんのでご注意ください。(労働基準法施行規則第6条の2)
労働者であっても経営者サイドに立つ管理監督者では、広く一般の労働者の意見を代表するのにはふさわしくないと考えられているためです。

また、労働基準法で求められていることは「意見を聴く」ことですから、単に意見を聴けば足ります。
同意を得る必要はありません。
「意見なし」や「この就業規則には賛成です」、「反対です」などの意見を意見書に記載してもらい、この意見書を添付して届け出ます。

届け出は、労働基準監督署の窓口で直接行うほか、郵送でもかまいません。
作成・変更した就業規則、「就業規則(変更)届」、意見書をそれぞれ2部ずつ用意します。
1部は労働基準監督署で保管され、1部は受理印を押されて返却されます。

以上で就業規則の届け出手続きは完了です。

就業規則の周知と法的効力

届け出が完了したら、つぎの三つの方法により、作成・変更した就業規則を従業員に周知してください。(労働基準法第106条1項、労働基準法施行規則第52条の2)

  • 常時作業場の見やすい場所に掲示し、または備え付けること
  • 書面を労働者に交付すること
  • 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること

一方で、労働契約法における就業規則の周知は、この三つの方法に限られません。
実質的に就業規則の内容を知り得る状態においておけば足りるものと解されています。

従業員に就業規則を周知してはじめて、就業規則は法的効力をもちます。
意見聴取や労働基準監督署に届け出ただけでは、就業規則には効力がない状態なのです。

効力発生のためには、労働基準法か労働契約法のいずれの方法でもかまいません。
ただし、労働基準法上の周知がなされていない場合には形式的に法違反となり、労働基準法第120条1号に定める30万円以下の罰金刑にも該当してしまいます。

よって、作成・変更した就業規則は、労働基準法に定められた三つの方法のいずれかによって、従業員に周知するとよいでしょう。

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