就業規則の意見書とは?作成方法とポイントを解説

就業規則の意見書は、どのように作成したらよいでしょうか?
就業規則の届け出に必要な意見書は、労働者の過半数で組織する労働組合(労働組合がない場合には、社員の過半数を代表する者)の意見を聴き、意見の内容を記載して、署名か記名押印をもらって作成します。
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就業規則の意見書とは?

常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則を作成して事業場を管轄する労働基準監督署に届け出なければなりません。(労働基準法第89条1項)

就業規則の届け出に際しては、「意見書」を添付する必要があります。(労働基準法第90条)

意見書とは、労働者代表に対して聴いた、就業規則の制定や変更に関する意見を書き記した書面です。

労働者代表の意見を書いた上で、署名か記名押印をしてもらいます。(労働基準法施行規則第49条2項)

労働者代表とはどんな人?

労働者代表とは、「労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者」を指します。

「労働者の過半数で組織する労働組合」とは、その事業場のすべての労働者のうち、その過半数を占める労働者が加入している労働組合のことです。

労働組合がない、あるいは労働組合があってもどの労働組合も労働者の過半数が加入していない場合は、「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴きます。

いわゆる管理監督者は、労働者であっても経営者の立場で業務を遂行しているため、労働者代表にはなれないのでご注意ください。(労働基準法施行規則第6条の2第1項1号)

選出手順は、「就業規則の制定(変更)のため」などと目的を明らかにし、投票や挙手、労働者の話し合い、持ち回り決議などの民主的な方法で行います。

オンラインでの選出やメールなどでの選出でも、民主的な方法で公正に選出されたのであれば、差し支えありません。

意見を聴くとは?

就業規則の届け出の前に、就業規則の制定や変更について、労働者代表に意見を聴かなければなりません。

「意見を聴く」とは、具体的に何をすればよいのでしょうか。

これは、文字通り、意見を聴けば足ります。
「同意を得る」という意味ではありません。

そのため、その意見がどのような内容かに拘束されることはありません

賛成であろうと反対であろうと、労働者代表の署名、または記名押印のある意見書が添付されていれば、所轄の労働基準監督署長は就業規則を受理します。
法に触れる場合は別として、もし、労働者代表の意見が「就業規則の内容に反対」というものであっても、就業規則自体の効力には影響しません。

つまり、「本就業規則の内容には全面的に反対する」という意見があったとしても、意見書としては問題ないのです。

法第90条の「労働組合の意見を聴かなければならない」というのは労働組合との協議決定を要求するものではなく、当該就業規則についての労働組合の意見を聴けば労働基準法の違反とはならない趣旨である。

意見書の提出を拒否されたら?

実際に意見を聴いたけれど、意見書の提出や意見書への署名・記名押印を拒否されたときは、法違反になってしまうのでしょうか。

この場合でも、意見を聴いたことには変わりありませんので、法違反にはなりません

就業規則の内容を説明して意見を聴いたことが客観的に証明できるよう、経緯を説明した「意見書不添付理由書」を提出すれば、所轄の労働基準監督署長は、その就業規則の届け出を受理するという取り扱いをしています。

労働組合又は労働者の過半数を代表する者の意見書に労働者代表の署名押印がないことを理由として受理しない向もあるようであるが、労働組合が故意に意見を表明しない場合又は意見書に署名押印しない場合でも、意見を聴いたことが客観的に証明できる限り、これを受理するよう取り扱われたい。

就業規則の意見聴取や意見書の詳細は、当事務所のノウハウを結集した「『会社を守る就業規則』作成マニュアル」でも解説しています。

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意見書の作成方法

就業規則の意見書

意見書の様式は、任意です。
会社独自のものを作成してもいいですし、労働局のホームページからダウンロードしてもいいです。

当事務所のひな型は、意見を記載しやすいようにチェックボックスを設けています。(画像をクリックすると拡大表示します。)

「意見なし」と「意見あり」のどちらかにチェックし、意見ありの場合は余白に意見を記載してもらいます。
また、会社名と会社の代表者名、労働者代表に意見を聴いた日付、意見書に記入した日付を書きます。

そして、労働者代表に署名か記名押印をしてもらえば、意見書の完成です。

意見聴取をしていない場合

就業規則は、労働組合との合意で作成する労働協約とは異なり、使用者が一方的に作成したり変更したりする権限をもっているものです。

そのため、意見聴取等の手続きを取っていない場合でも、労働者に対しなんらかの方法で就業規則として周知され適用されている以上は、就業規則としての効力をもつものだと解されています。

従業員の代表としての資格を欠く者の意見書を添付して届け出られており、労基法90条に違反して無効である旨主張するが、従業員の意見の聴取手続について同条の規程に違反するとしても、そのことから直ちに就業規則の効力を失わせるものではないと解すべきである。

労働者の意見を聴かないで一方的に就業規則を変更したとしても、それが法令並に労働協約に反しない限りそれ自体は有効であって、その変更の効力には少しも影響がない。

労働者の意見を聴くことは就業規則の作成変更の有効要件ではない。

労働者にとって不利益に変更した場合

原則、就業規則は一方的に変更できるとはいえ、就業規則を不利益に変更した場合は例外です。

その変更の有効性は、別途判断されます。

変更した労働条件が労働者にとってどの程度不利益であるかや、不利益に変更する必要性があったかどうかなどを基準に、その変更の合理性が問われることになります。

会社を経営していれば、景気の悪化などにより、必要に迫られて待遇を下げなければならない場面は生じると思います。
労働者と不要なトラブルに発展させないためにも、待遇を下げる場合には丁寧な手続きを採るべきですので、経験のある弁護士や社会保険労務士にご相談されるとよいでしょう。

就業規則による不利益変更についての詳細は、当事務所のノウハウを結集した「『会社を守る就業規則』作成マニュアル」でも解説しています。

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意見聴取をしないときの罰則

作成・変更した就業規則を労働者に周知していれば、その効力は生じるものの、意見聴取をしていなければ労働基準法上の手続き違反になります。

この場合、30万円以下の罰金を科されるとされています。(労働基準法第120条1号)

ささいなことで揚げ足を取られないためにも、就業規則を作成・変更した場合には、すみやかに労働者代表に意見を聴いて、事業場を管轄する労働基準監督署に届け出するとよいでしょう。

まとめ

就業規則を作成、あるいは変更したときには、意見書を作成し添付して、事業場を管轄する労働基準監督署に届け出することが必要です。

投票や挙手などの民主的な方法で労働者代表を選出し、就業規則について意見をもらい、署名か記名押印をさせて意見書を作成します。

意見を聴けば足りますので、意見を聴いた結果、「意見なし」でも差し支えありません。

作成・変更した就業規則を労働者に周知していれば効力は生じるものの、意見聴取をしなければ手続き違反として30万円以下の罰金に処される可能性があります。

不要なトラブルに発展させないためにも、就業規則の意見聴取と届け出はすみやかに行うとよいでしょう。

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