サービス案内
会員専用会社用パソコンの使用範囲は？
- 会社が貸与しているパソコンを、社員が私的に利用することによるトラブルを防ぐには、どうすればよいのでしょうか？
- 就業規則に、私的利用を禁止し、調査をする場合もあることを規定し周知しておく必要があります。
- 企業秩序維持権限とプライバシー
- 就業規則と周知
- 事例詳細
企業秩序維持権限とプライバシー
- 使用者には、就業時間中に労働者が使用者の指揮命令下で労務提供を行い、企業秩序を守っているか監視し、また企業秩序違反行為があった場合には事後的に調査する当然の権限がある
- 社内ネットワークシステムの私的利用が許されている場合には、労働者のプライバシーに関する情報は法的に保護されるべき
就業規則と周知
- 就業規則には、私的利用の禁止とモニタリングも含めた調査をする場合があることを規定し、プライバシーが保護される期待はないことを含めて周知しておく
- 実際に調査等を行う際には、調査の目的、手段、およびその態様にも注意する必要がある
事例詳細
多くの会社では、業務を円滑に遂行するため、社員各自に会社からパソコンが貸与され、社内ネットワークシステムが整備されています。
当社も、各社員の電子メールアドレスは社内で公開されており、社内における連絡手段としても、また、外部に簡単にアクセスすることもできますから、仕事をするには大変便利な環境ですが、便利であるがゆえに、その利用については、各自のモラルが問われるところです。
とある日、Ａ管理部長のところに、Ｂ営業課長がやってきました。
Ｂ営業課長ちょっと話があるのですが、少しお時間よろしいでしょうか。 昨日自宅のパソコンで、何気なくインターネットをしていたら、とあるネットの掲示板に、明らかに私のことをいっている内容の書き込みを見つけたんです。
Ａ管理部長おーＢ営業課長、掲示板に書き込みですか？ ･･･で、なんて書いてあったんだい？
Ｂ営業課長うちの課長はブサイク芸人の○○にそっくりだとか、仕事もできねぇのに、よく課長なんかやってられるなぁ、とか･･･。
Ａ管理部長んー、でも、必ずしもＢ営業課長のことをいっているとは限らないんじゃないか？
Ｂ営業課長私も信じたくはなかったのですが、他にもありまして･･･。先日、部下のＣ社員とＤ社員と一緒に、取引先とゴルフに行ったのですが、実はコースを走って移動しているときに、バランスを崩して転んで、池に落ちてしまったことがあって･･･。そのときの様子が書き込まれていたんですよ。
Ａ管理部長そうか。それは、Ｂ営業課長のことかも知れないな。すると、その２人のうちどちらかが書き込みをしたという可能性が高いということか。でも証拠もないし、会社としてもなんともしようがないんじゃないかな。
Ｂ営業課長でも、書き込まれた時間が日中のものがあったんです。もし、Ｃ社員かＤ社員が書き込みをしているとすれば、就業時間中に書き込みしているってことですよね？
Ａ管理部長そうだな。仕事中に業務と関係のないことをしているということになるから、就業規則に違反することになるな。それが会社のパソコンを利用して行われていたのであれば、これも就業規則違反ということになる。
こうして、Ａ管理部長は、Ｃ社員とＤ社員に貸与している会社のパソコンを調査することにしました。
そして、調査の結果、Ｃ社員が就業時間中に、会社のパソコンから書き込みをしていることが判明しました。さらに、それ以外にも、わいせつサイトの閲覧記録などが、数多く確認されました。
そこで、Ａ管理部長はＣ社員と話をすることにしました。
Ａ管理部長Ｃ君、単刀直入に聞くが、就業時間中に会社のパソコンを使って、業務と関係のないことをしていないか？
Ｃ社員どうしたんですか部長、いきなり。そんなことしてませんよ。何か証拠でもあるんですか？
Ａ管理部長証拠か･･･。君のパソコンの使用履歴を調べたんだが、業務と関係ない使途でパソコンを使っていると思われる形跡が、たくさん出てきたんだよ。
Ｃ社員･･･。就業時間中に、業務と無関係なことにパソコンを使用していたことは認めます。すんませんでした。ただ、ひとついわせてもらうと、いくら会社から貸与されているパソコンとはいっても、勝手にパソコンの使用履歴を調査するなんて、プライバシーの侵害じゃないですか？
Ａ管理部長会社が貸与しているパソコンなんだから、当たり前だろ。プライバシーの侵害だなんてあるわけがないじゃないか。
Ｃ社員いいえ。そんなことはありません。絶対にプライバシーの侵害です。謝罪してください！
このように、会社から貸与されているパソコンの使用制限と、使用履歴の閲覧については、プライバシーとの関係から、どのように考えられるのでしょうか。
会社は企業秩序を維持する必要がある
まず、使用者は、会社の円滑な経営のために、企業秩序を維持する必要があります。
よって、就業時間中に、労働者が使用者の指揮命令に従って労務提供を行い、企業秩序を守っているかどうかを監視し、また企業秩序違反行為があった場合に、事後的に調査することは、使用者の当然の権限といえます。
一方で、労働者は日常生活の大半の時間帯を、労働契約上拘束されているのが通常ですから、社会生活を営む上で、必要かつ合理的な範囲内に限り、社内ネットワークシステムを私的に利用することが許される場合があります。
ということは、パソコンのデータ内には、労働者個人が私用のために受発信した情報等が含まれることは否めません。そして、こうした情報は、労働者個人のプライバシーに関する情報になりますから、法的に保護されるべきものということになります。
しかし、労働者のプライバシーは絶対的なものではありません。
私的利用を禁止する規定を設けておく
先ほど説明した通り、使用者には、企業秩序を維持する必要性がありますから、調査を行う際には、企業秩序維持権限と、プライバシーの保護とのバランスが大切ということになります。
具体的には、以下の２つが必要だと考えます。
- 事前に社内ネットワークシステムの私的利用を禁止する旨の規定をしておくこと
- 当該規定を周知し、私的に利用した場合に、プライバシーが保護される期待がないことを知らしめておくこと
これは、事後的調査だけでなく、モニタリングをする場合にも同様です。
そして、前記の２項目に加えて、モニタリングも含めた調査をする場合があることも規定化して周知し、実際に調査等を行う際には、職務上の責任ある立場の者が行うこと、責任ある立場にある者でも、専ら個人的な好奇心等から監視をしたりしないこと等、調査の目的、手段、およびその態様にも注意する必要があるといえるでしょう。
会社が貸与した電子機器等の取り扱いについて正しく定めておかないと、不要なトラブルに発展する可能性があります。
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竹内社労士事務所の代表である竹内が、最新の法改正や労働事情を踏まえ、2023年度版に改訂した最強の就業規則をベースに、法的根拠やトラブル事例、判例などを豊富に交え、会社を守るポイントをわかりやすく解説します。
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